Algemene vragen

Inschrijvingen:

Hoe schrijf ik mijn zoon/dochter als nieuw lid in bij scouts Halle?
Om te beginnen werkt onze scoutsgroep met een voorrangssysteem en een ledenstop. Als de inschrijvingen van alle voorrangskindjes afgerond zijn, bekijken we hoeveel vrije plaatsen er nog per jaartal zijn. Deze zullen worden meegedeeld begin september op onze website en op onze Facebookpagina.
De effectieve inschrijving voor nieuwe leden gaat door op Het Grote Bosgebeuren (elk jaar de derde zaterdag van september). Exacte uren worden ook meegedeeld op beide bovenvermelde mediakanalen.
Er is een ledenstop van 20 kinderen per geboortejaar en dus 40 per tak. Deze ledenstop is ingevoerd omdat we elk jaar opnieuw meer vragen naar inschrijving hebben dan beschikbare leiding. We volgen hiermee de richtlijn van Scouts & Gidsen Vlaanderen op die een maximaal aantal leden per leider voorschrijft.. Het is dus mogelijk dat een inschrijving niet lukt en wij vragen u hiervoor begrip te hebben.

Wanneer kom ik in aanmerking voor het voorrangssysteem?
Wij geven voorrang aan de volgende kinderen:
- Broers of zussen van reeds ingeschreven leden (op voorwaarde dat het reeds ingeschreven lid actief blijft in het scoutsjaar van inschrijving van de broer/zus)
- Kinderen van oud-leiding
Dit betekent dat wij geen voorrang geven aan vriendjes/vriendinnetjes en neefjes/nichtjes.
Als u in aanmerking komt voor het voorrangssysteem, vragen wij u een mail te sturen met naam en geboortedatum van het kind dat u wenst in te schrijven, alsook de naam van broer of zus die reeds ingeschreven is of uw eigen naam indien u oud-leiding bent.

Mijn zoon/dochter was het voorbije jaar al ingeschreven. Hoe schrijf ik hem/haar opnieuw in?
Als alle scoutskampen voorbij zijn, krijgen alle reeds ingeschreven leden een brief per post. In deze brief kan je zowel een lidnummer als een wachtoord vinden. Met deze gegevens kan je via de website aanmelden om een inschrijving te doen. Deze inschrijving gaat dus enkel en alleen via dit online formulier.

Vergaderingen:

Om hoe laat begint en eindigt een vergadering?
Een vergadering begint altijd om 9h30. Op een halve dag eindigt deze om 12h00 en op een hele om 16h30. Als hier van wordt afgeweken wordt dit vermeld in het groepskrantje of ontvangt u hiervan een bericht via e-mail.

Ik heb geen idee wat mijn zoon/dochter komende zondag gaat doen op de scouts. Wat nu?
Normaal vindt u de info voor de eerstkomende vergadering steeds op de startpagina van onze website. U kan dit bericht dan aanklikken, waardoor er een ietwat uitgebreidere versie van het bericht opent.
U kan ook steeds een overzicht van de komende activiteiten vinden wanneer u onder het tabblad 'takken' de tak van uw kind aanklikt.
Wanneer er geen (of onvoldoende) informatie terug te vinden is op de site en u geen extra mail hebt ontvangen twee dagen voor de vergadering eraan komt, verwittigt u best even de takleiding van uw kind (niet de groepsleiding, zij weten in deze situatie even weinig als u). De takleiding zal u dan verder informeren.

Kampen:

Waarom zijn niet alle kampen op dezelfde data?
Al onze kampen vinden plaats verspreid in juli, we houden ieder jaar gans augustus vrij.
Verder moeten we zelf zien dat we rekening houden met de leiding en fouriers (vaak komt leiding van een andere tak op een ander kamp koken) en er op letten dat niet iedereen dezelfde periode gaat omdat we dan in de knoei komen te zitten met ons kampmateriaal (van potten en pannen tot tenten, fluovesjes, bijlen…). Eens om de vijf jaar organiseren we een groepskamp, het eerstvolgende vindt plaats in 2020.

Wanneer zijn de kampdata beschikbaar?
De kampdata van de verschillende takken worden meestal duidelijk begin januari. Dan zullen zij ook op de website gepubliceerd worden en meestal ook gemaild. Wanneer deze hier nog niet terug te vinden zijn, telefoneert u even met of stuurt u een mailtje naar de takleiding. Opgelet: de takleiding van uw kind verandert ieder jaar. Hier vindt u de juiste telefoonnummers en e-mailadressen.

Ik krijg voor een kamp geld terug van de mutualiteiten. Hoe regel ik dit het beste?
Druk het formulier van uw mutualiteit af en vul dit zo goed mogelijk in. Zorg voor een betalingsbewijs en steek dit samen met een gefrankeerde enveloppe in de bus bij iemand van de groepsleiding. U kan natuurlijk ook even langs komen op de scouts! De adressen van de groepsleiding vindt u hier.

Ik heb twijfels over het kamp. Hoe weet ik dat het kamp waar mijn zoon/dochter op meegaat goed georganiseerd is?
Al onze kampen worden gekeurd door het "district" Kommerin. De procedure verloopt als volgt:

  • De takleiding zoekt rond september/oktober naar een kampterrein en even later ook naar fouriers (=koks).
  • Rond maart/april wordt er begonnen met de kampkaften op te maken. De kampkaften bevatten het hele draaiboek van een kamp: het hele kampschema, de spelletjes, de routes naar de ziekenhuizen, de apotheek en dokter, de bob-lijst, ehbo-verantwoordelijke...
  • Voor buitenlandse kampen wordt meestal een verkennende reis gemaakt in de paasvakantie, op die manier zijn deze kampen even precies voorbereid als binnenlandse.
  • Deze kampkaften worden voorgelegd aan de groepsleiding. Zij kijken deze na, geven hun opmerkingen en vragen om eventuele aanvullingen ed. Wanneer de groepsleider/sters tevreden zijn, handtekenen zij het kampvisum en wordt dit terug aan de takleiding gegeven. Zonder handtekening van één van de groepsleiders kan het kamp niet verder gekeurd worden.
  • Op 1 mei worden deze kampkaften dan gekeurd op de kampkaftkeuring van het district:
    • Eerst worden ze nagekeken door 3 groepsleiders van drie verschillende scoutsgroepen uit het district (Wijnegem, Schilde, Wechelderzande...).
    • Zij stellen vragen aan de leiding waar iets niet helemaal duidelijk is, duiden aan wat er nog niet in orde is enz. Deze controle bevat alle aspecten:
      • of het thema gepast is,
      • of er voldoende (volledig uitgewerkte) spellen voorzien zijn,
      • of er een gehandtekende BOB-lijst is,
      • of er een EHBO-, financieel en kampverantwoordelijke is,
      • of de het budget klopt en er voldoende reserve voorzien is,
      • of er een goed menu aanwezig is,
      • of er een goed kampboekje voor de ouders en leden aanwezig is,
      • of er genoeg en de juiste verzekeringen worden afgesloten (zeker voor buitenlandse kampen),
      • hoe het materiaal en de leden ter plaatse geraken,
      • of er een goed contract is met de kampterreineigenaar,
      • of het kampterrein voldoet aan de eisen,
      • of het dagschema aangepast is aan de leeftijd van de leden,
      • wat er aan de ecologie gedaan wordt tijdens het kamp,
      • of de wegbeschrijving naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis, dokter en apotheker aanwezig zijn,
      • alsook de telefoonnummers van het ziekenhuis, dokter, apotheker, noodpersonen, disctrictscommissarissen, Verbond, groepsleiding, enz.,
      • of alle leiding en de groepsleiding het kampvisum getekend heeft
      • ...
Deze opmerkingen worden dan overgemaakt aan één van de districtscommisarissen (DC's).
  • Uiteindelijk beslissen de districscommisarissen of het kamp wordt goedgekeurd, moet terugkomen voor een herkeuring of wordt afgekeurd. Meestal worden onze kampen meteen goedgekeurd, maar soms moet er wel eens een kamp terugkomen voor herkeuring. Vaak volstaat het om het ontbrekende of ontoereikende deel elektronisch over te maken aan de DC's, waarop zij de een gehandtekend kampvisum aan de takleiding bezorgen. Het gaat dan nooit over grote fouten, maar wordt er gevraagd om bv. plannetjes af te drukken van de route naar de apotheek ipv enkel de wegbeschrijving, of ontbreekt er ergens een handtekening van één van de leiding

Wanneer een kamp niet door de keuring zou geraken, krijgen alle ouders van de tak een brief in de bus dat hun zoon/dochter meegaat op een kamp dat niet gekeurd is door het district... Dit is iets wat Scouts Halle nog nooit heeft voorgehad voor alle duidelijkheid. We willen uiteraard geen kamp aanbieden dat niet voldoet aan alle nodige eisen.
Uiteraard kan er nog steeds iets mislopen. Hoe goed voorbereid we ook zijn, ook onze leiding krijgt soms te maken met pech of moeilijke omstandigheden. Via de kampkaft heeft de takleiding dan wel een uitgewerkt document om volledig op terug te vallen. Bovendien kunnen we wel tegen een stootje en zijn we altijd creatief in het bedenken van oplossingen.